Molto spesso la digitalizzazione processi aziendali viene identificata solo con il processo che passa dagli archivi cartacei a quelli virtuali.
Naturalmente non è così: traghettare un’attività verso la digitalizzazione processi aziendali è un processo lungo, che richiede visione, volontà di cambiamento e formazione a tutti i livelli.
Il paradosso è dietro l'angolo: si decide di digitalizzare ogni documento in formato PDF per svuotare gli archivi aziendali, ma poi si fa comunque la copia cartacea perché "non si sa mai".
In questo articolo vedremo come si articola davvero la digitalizzazione processi aziendali.
Digitalizzazione processi aziendali: da dove partire
Semplificare, ottimizzare, velocizzare: queste le vere parole d'ordine per un’efficace digitalizzazione processi aziendali.
La digitalizzazione processi aziendali è un percorso che richiede innanzitutto una strategia: serve partire da un'attenta analisi dei processi, dei flussi e delle esigenze che possono essere soddisfatte grazie a Digitaliso, per la digitalizzazione dei sistemi di gestione.
Lo scopo più vero e profondo della digitalizzazione processi aziendali quindi non è quello di dematerializzare gli archivi.
Il più importante vantaggio che la digitalizzazione processi aziendali porta è un ripensamento globale delle strategie, un alleggerimento delle procedure ed un'apertura a nuovi modelli di business, come ad esempio l'opportunità di aprirsi al commercio virtuale e alle nuove opportunità del web.
I vantaggi della digitalizzazione processi aziendali
Il vantaggio principale relativo alla digitalizzazione processi aziendali risiede nell'economicità.
Molti processi un tempo affidati al lavoro dell'uomo, oggi sono portati a termine con successo da meccanismi di IA (Intelligenza Artificiale).
Un esempio su tutti?
Le chatbot.
Si tratta di software impostati sul linguaggio umano, che riproducono le risposte standard e più pertinenti alle domande più frequenti del cliente nell’ambito, ad esempio, del post vendita ma anche delle domande più frequenti che il pubblico potrà avere prima di procedere all’acquisto, magari virtuale.
Avvalersi di strumenti come questo significa non solo semplificare di molto l'intero flusso di customer care (assistenza clienti), ma di renderlo economico ed efficiente grazie ad un’automatizzazione di processo che farà risparmiare tempo e creare conversioni, cioè acquisti.
La digitalizzazione processi aziendali passa anche da questi strumenti.
Un altro importante strumento a disposizione per semplificare i flussi della digitalizzazione processi aziendali è senza dubbio il CRM (Customer Relationship Management).
Questo strumento per la digitalizzazione processi aziendali alleggerisce di molto una delle attività più impegnative, anche in termini di tempo speso, in cui solitamente si impegna la forza vendita.
Che senso ha infatti impegnare il reparto commerciale a fine mese in una lunga e noiosa attività di reportistica?
Un software CRM di qualità sarà in grado di sollevare il personale da questa incombenza.
Non solo: una digitalizzazione processi aziendali ben riuscita, anche in ambito CRM, porterà report e dati precisi e impaginati in modo corretto, per essere immediatamente visualizzabili.
Un CRM affidabile è uno dei pilastri della digitalizzazione processi aziendali: si tratta di uno strumento tecnologico che semplifica la vita quotidiana del flusso di lavoro e permette al management di ottenere dati e statistiche particolareggiate, da poter analizzare in modo semplice ed immediatamente visualizzabile per prendere le migliori decisioni strategiche.
Ancora non siete convinti?
Che dire allora della semplificazione della catena di approvvigionamento e della supply chain portata da strumenti di digitalizzazione processi aziendali come le piattaforme di condivisione file o i software per le video riunioni?
Ancora una volta ecco che la digitalizzazione processi aziendali si rivela strumento fondamentale per semplificare i processi e migliorare la qualità del lavoro, sia quotidiano sia più strategico.
Digitalizzazione processi aziendali: chi guida il processo?
Spesso si pensa che per ottenere una buona digitalizzazione processi aziendali, a capeggiare il processo dovrebbe essere il management o la proprietà.
In realtà non è così.
Non lo è perché, vista la quantità di strumenti a disposizione e la complessità dell'implementazione iniziale, è importante coinvolgere la proprietà ma solo come co-protagonista.
La vera figura che dovrebbe guidare la digitalizzazione processi aziendali è un manager, definito nella figura del Chief Digital Officer.
Un'altra caratteristica che questo manager dovrebbe avere è senza dubbio quella di essere una risorsa in outsourcing.
Questo significa quindi che dovrebbe essere una risorsa presa all'esterno dell'organigramma aziendale.
Uno sguardo esterno porterà una digitalizzazione processi aziendali più attenta, focalizzata solo sull'efficientamento delle strategie e non considererà elementi di distrazione come potrebbero essere i giochi di potere o le dinamiche tra colleghi.
La digitalizzazione processi aziendali è a portata di click, basta scegliere il giusto partner a cui rivolgersi.